Flassi Oy:n asiakastietorekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojalaki (1050/2018)

Rekisterinpitäjä

Flassi Oy (”Flassi”)
2985984-7
Liukulaakerinkuja 4 A 23
00520 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Laura Seppälä
+358 45 2540451
info@flassi.fi

Rekisteröidyt

Kaikki Flassin asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat, joiden kanssa on oltu yhteydessä Flassin palveluiden tilaamiseen liittyen.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja säilytysaika

Rekisterin tarkoitus on asiakkuuksien hallinta sekä asiakkaiden kanssa yhteydenpito ja laskutus. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin tarkoituksiin, palveluiden ja tuotteiden toimittamiseen sekä asiakkaille tiedottamiseen. Tietoja käytetään asiakkaan suostumuksella myös asiakastiedotteiden ja uutiskirjeiden lähettämiseen, markkinointiin, mainontaan ja suoramarkkinointiin. Asiakas voi halutessaan kieltää suoramarkkinoinnin. Asiakkaan henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun asiakas voidaan katsoa yrityksen asiakkaaksi. Potentiaalisten asiakkaiden tietoja säilytetään niin kauan, kun niiden säilyttäminen on tarpeellista tulevan mahdollisen yhteistyön aikaansaamiseksi. Vanhentuneet henkilötiedot poistetaan yrityksen asiakastietorekisteristä.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
• Rekisteröidyn nimi ja yhteystiedot
• Asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (kuten laskutustavat, asiakkaan antamat lisätiedot, ostetut tuotteet ja palvelut)
• Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot
• Tekniset tiedot sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää yritystä käyttämästä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinoinnin kieltäminen onnistuu yrityksen asiakastiedotteen tai uutiskirjeen lopusta löytyvällä peruuta tilaus -kohdasta.

Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus tarkastaa tietosuoja-asetuksen ja lain mukaisella tavalla hänestä säilytettävät tiedot. Tiedot saa rekisteristä kirjallisella pyynnöllä. Pyynnön käsittelyn jälkeen tiedot toimitetaan asiakkaalle erikseen sovitulla tavalla. Mikäli havaitset tiedoissa virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi ottamalla yhteyttä osoitteeseen info@flassi.fi.

Rekisteröidyllä on lisäksi seuraavat oikeudet:
• saada tieto henkilötietojen käsittelystä
• päästä omiin tietoihin ja tarkastaa itseään koskevat käsittelemämme henkilötiedot
• vaatia epätarkan ja / tai virheellisen henkilötiedon oikaisua sekä näiden tietojen täydentämistä
• vaatia henkilötietojen poistamista
• peruuttaa suostumus ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koetaan, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä
• vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään suoraan järjestelmään tai sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta tai muulla vastaavalla tavalla.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Asiakkaan henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille. Tällaisia yhteistyökumppaneitamme ovat käyttämämme ajanvarausjärjestelmä Mindbody, Inc. ja Active Campaign -sähköpostimarkkinointialusta. (kirjautuminen ajanvarausjärjestelmä Mindbodyn tai lomakkeen täyttäminen Flassi Oy:n omistamilla sivustoilla).

Rekisterin suojaus

Flassi pitää asiakkaan henkilötiedot luottamuksellisina ja varmistaa, että kaikki asiakkaan henkilötietojen käsittelyä hoitavat henkilöt ovat sitoutuneet luottamuksellisuuteen tai heitä koskee soveltuva lakisääteinen salassapitovelvollisuus. Asiakkaan henkilötiedot on suojattu virustorjunta- ja vakoiluohjelmien poisto-ohjelmilla verkossa. Fyysisesti verkkosivujen Palveluntarjoajan tiloihin ja sitä kautta Flassin asiakkaan henkilötietoihin ei ole pääsyä ilman, että joku Palveluntarjoajan palkkalistoilla oleva henkilö on fyysisesti paikalla samassa tilassa. Näin voidaan varmistaa, että asiattomat tahot eivät pääse tietoihin käsiksi. Tilat on suojattu sähköisesti lukituilla ovilla sekä valvontakameralla ja tietokoneet erikseen henkilökohtaisilla salasanoilla.

Evästeet

Evästeet (cookies) ovat dataa, joka tallentuu sivustoa selaavan kävijän koneelle yleensä muistiksi jo tehdyistä toimista. Esim. sivuston käyttäjän tekemistä valinnoista, täytetyistä yhteystiedoista tai muusta vastaavasta sivuston käyttöä helpottavasta datasta tallentuu monesti eväste. Näiden tietojen avulla voimme kehittää palveluamme ja käyttökokemusta. Joissakin tapauksissa käytämme evästeitä myös tallentaaksemme käyttöä helpottavia asetuksia, kuten esimerkiksi sisäänkirjautumistietoja. Evästeet ovat tavallisia tekstitiedostoja, eivätkä ne vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Evästeet ja Flassi

Käytämme sivustollamme evästeitä, ja meidän velvollisuutemme on ilmoittaa niistä. Myös kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palvelussamme. Kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi yhteistyössä olevat mainostajat tai mainosverkostot sekä erilaiset mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajat sekä Mindbody, Inc. Alla listaus käyttämistämme evästeistä ja tietoa siitä, mihin niitä käytämme.

Google Tag Manager

GTM eli Google Tag Manager on erilaisten seurantatägien hallinnan työkalu. Sen avulla saadaan sivustolle monta eri seurantakoodia yhden koodinpätkän kautta.

Google Analytics

Google Analyticsin avulla seurataan esimerkiksi sivuston kävijämääriä ja kävijöiden liikkeitä. Tätä dataa ei kuitenkaan pysty yhdistämään keneenkään henkilökohtaisesti. Googlelta saadun tiedon avulla voidaan myös kohdentaa mainoksia.

Facebook-pikseli

Facebook-pikseli avulla pystytään tekemään uudelleenmainontaa, eli mainostamaan palveluita uudelleen jo tällä sivustolla käyneelle ihmiselle Facebookissa. Uudelleenmainonta on tehokas tapa muistuttaa yrityksestä kiinnostuneita ja saada heidät ottamaan yhteyttä. Tämä onnistuu myös palvelukohtaisesti tarkkaan kohdennettuna.

Uudelleenmarkkinointi

Sivustomme kerää vierailijoista dataa uudelleenmarkkinointia varten. Uudelleenmarkkinoinnin avulla pystytään kohdentamaan mainoksia jo sivustolla käyneille. Dataa ei kuitenkaan pystytä yhdistämään keneenkään henkilökohtaisesti.

Yhteydenottolomake

Sivuston eri yhteydenottolomakkeet keräävät myös evästeitä. Näissä yhteyksissä myös käyttäjän henkilötietoja tallennetaan.

ACTIVE CAMPAIGN

Active Campaign -sähköpostimarkkinointialusta kerää myös evästeitä. Active Campaign kerää lomakkeiden kautta annettujen tietojen lisäksi tietoja mm. käytetyistä laitteista ja selaimista, sivuilla vietetystä ajasta ja sivulla navigoinnista. ActiveCampaignille siirretään käyttäjän antamat tiedot. ActiveCampaign on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna tietosuojalain edellyttämällä tavalla ja ActiveCampaign kuuluu USA:n ja EU:n välisen Privacy Shield -kehyksen sertifioitujen yritysten listalle.

Lue lisää Active Campaignin tietosuojasta täältä ja evästekäytännöistä täältä.

MINDBODY, INC. (ajanvaraus)

Flassin ajanvaraus on kolmannen osapuolen, Mindbody, Inc. tarjoama palvelu, joka kerää myös evästeitä. Mindbody, Inc. on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin ajanvarauksessa henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna tietosuojalain edellyttämällä tavalla ja Mindbody, Inc. kuuluu USA:n ja EU:n välisen Privacy Shield -kehyksen sertifioitujen yritysten listalle.

Lue lisää Mindbody, Inc. tietosuojasta täältä ja evästekäytännöistä täältä.

Yhteenveto

Flassi kerää kävijöistään dataa. Datan kautta kerättyjä sekä sivuston käyttäjän itsensä antamia henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti vain Flassin työntekijöiden toimesta ja niitä säilytetään niin kauan, kun tarpeelliseksi nähdään, ottaen huomioon tietojen käyttötarkoitus. Esimerkiksi uutiskirjeen tilaajien tietoja voidaan säilyttää niin kauan, kun asiakas haluaa uutiskirjeen saada. Käytämme evästeitä niin, ettei kenenkään sivuston käyttäjän yksityisyydensuojaa loukata. Tietoja ei myöskään käytetä yksittäisten käyttäjien tunnistamiseen. Sivuston käyttäjä voi halutessaan kieltää evästeiden käytön oman selaimensa asetuksista, mutta se voi aiheuttaa sen, että sivusto ei toimi parhaalla mahdollisella tavalla.